CHU TRÌNH PDCA
 

PDCA ( Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý (ISO 9001; ISO 14001…).

Cụm từ P-D-C-A là viết tắt của:

Plan – Lập kế hoạch;
Do – Thực hiện kế hoạch đã lập;
Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch;
Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A mới.


Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

1. Lên kế hoạch - Plan
Doanh nghiệp nên có một chu trình lập kế hoạch hàng năm như kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: tầm nhìn/ nhiệm vụ, chính sách chất lượng, mục tiêu hoạt động, ngân sách, kế hoạch bảo dưỡng, các tiêu chuẩn, sự kiện quan trọng và giới thiệu sản phẩm/ thị trường/ quá trình mới. Đây là những yếu tố cần được lên kế hoạch. ISO 9001 đưa ra các yếu tố hoạch định trên trong 7 mục.

- Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS);
- Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng;
- Trách nhiệm lãnh đạo;
- Quản lý nguồn lực;
- Hoạch định việc tạo sản phẩm;
- Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường;
- Hành động phòng ngừa.


2. Thực hiện kế hoạch - Do
Các bước Thực hiện diễn ra thường xuyên hơn, có thể trong chu kỳ hàng tháng nó tạo ra các dữ liệu để đo lường và phân tích và được xem như kết quả của việc thực hiện kế hoạch hàng năm. Việc Thực hiện tập trung nhiều trong Mục 7 – Tạo sản phẩm. Hầu hết các hồ sơ của hệ thống ISO tại doanh nghiệp được tạo ra trong các quá trình tại mục 7.

- Năng lực và Đào tạo;
- Thiết kế và phát triển;
- Mua hàng;
- Sản xuất và cung cấp dịch vụ.


3. Kiểm tra dữ liệu - Check
Khi có dữ liệu từ bước thực hiện, bạn cần tiến hành phân tích và nghiên cứu dữ liệu. Chúng ta không chỉ kiểm tra để xem các bước thực hiện đã hoàn thành hay chưa hoặc kiểm tra xem dữ liệu đã đầy đủ hay chưa. Mà cần phân tích và tìm hiểu xem dữ liệu muốn nói gì với chúng ta thông qua việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.

Tiêu chuẩn ISO 9001 xác định rõ những quá trình kiểm tra khác nhau, như là chu trình đo lường và phân tích để định rõ tổ chức tiến hành kế hoạch năm đạt như thế nào.

- Xem xét của lãnh đạo;
- Theo dõi và đo lường;
- Sự thỏa mãn của khách hàng;
- Đánh giá nội bộ;
- Phân tích dữ liệu.


4. Hành động - Atc
Hành động được thực hiện không chậm trễ nhằm loại bỏ những thiếu sót, được xác định thông qua việc đo lường, phân tích giữa các kế hoạch năm và hồ sơ dữ liệu trong thực tế. Tất nhiên có yếu tố Hành động trong sự xem xét của lãnh đạo vì sau khi chúng ta xem xét các yếu tố đầu vào cần thiết, chúng ta có nghĩa vụ phải phân công tới từng cá nhân để thực hiện các hành động khắc phục cần thiết (cũng có thể bao gồm các hành động phòng ngừa)

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu có hành động rõ ràng như cô lập sản phẩm không phù hợp, thực hiện hành động khắc phục và có thể cả hành động phòng ngừa.

- Sản phẩm không phù hợp;
- Hành động khắc phục;
- Hành động phòng ngừa.

Lợi ích mà chu trình PDCA đem lại

Chu trình PDCA được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay, bởi những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp:
- Là cơ sở giúp các quy trình được cải tiến liên tục và đạt được mục tiêu đề ra
- Theo dõi, kiểm soát các hoạt động mua bán, sản xuất, kinh doanh một cách toàn diện
- Khuyến khích doanh nghiệp thay đổi cách quản lý hiệu quả hơn
- Duy trì hiệu lực cho các hoạt động giám sát
- Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.