TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHÓA HỌC - HỘI THẢO


 

# 1. Xác định nhu cầu của khách hàng

Để tổ chức sự kiện khóa học, hội thảo hoặc hội nghị khách hàng thành công, một bảng kế hoạch tổ chức chi tiết cần phải được tạo ra nhằm xác định rõ mục đích cần truyền tải, nội dung tổng thể của sự kiện. Các nội dung khảo sát nhu cầu như bên dưới:
- Nội dung, chủ đề khóa học, hội thảo hoặc hội nghị khách hàng là gì?
- Đối tượng học viên, khách hàng tham dự là ai?
- Mong đợi kết thúc khóa học kết quả người tham gia sẽ là gì?
- Buổi học diễn ra với quy mô như thế nào?
- Buổi học mang hình thức ra sao: ấn tượng, độc đáo hay đơn giản?
- Kinh phí tổ chức dự trù bao nhiêu?
- Địa điểm và thời gian sẽ tổ chức.

Sau khi trả lời những câu hỏi trên, chúng tôi sẽ khoanh vùng những địa điểm tổ chức sự kiện khóa học, hội nghị khách hàng hoặc địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp.

 

# 2. Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản xuyên suốt chương trình sự kiện khóa học được chúng tôi chia làm 2 loại: Kịch bản tổng thể và kịch bản chi tiết.
- Kịch bản tổng thể: Bao quát hết các công việc chung cho một chương trình, kịch bản này dùng cho phía khách hàng để họ tiện quản lý lịch trình sự kiện hoặc các bên cung cấp âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị cho phù hợp. Kịch bản tổng thể bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Phụ trách, Ghi chú để ghi lại những hoạt động chính và diễn giải sơ lược.
- Kịch bản chi tiết bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết công việc, Phụ trách, Lời dẫn MC, Ghi chú. Kịch bản này dùng trong nội bộ và từng phần có người phụ trách rõ ràng, cũng như trạng thái như thế nào (đã hoàn thành hay chưa) để dễ quản lý tiến độ công việc.

 

 

# 3. Chọn địa điểm lý tưởng phù hợp nhu cầu khách hàng

Tùy theo nhu cầu học tập và mục đích tổ chức của sự kiện đào tạo mà trên thị trường hiện nay sẽ có những địa điểm tổ chức sự kiện với cách thức tổ chức và đặc điểm trang trí khác nhau. Điều này khiến khách hàng cần phải thật thận trọng trong quá trình lựa chọn các địa điểm tổ chức sự kiện cho mình. Dịch vụ tổ chức sự kiện đào tạo của Viện Masterskills có những chia sẻ về kinh nghiệm lựa chọn địa chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng trên thị trường hiện nay để khách hàng tham khảo.

# 4. Tìm kiếm khách sạn

Nhà hàng, khách sạn lớn, resort nghĩ dưỡng hay trung tâm hội nghị… là những nơi thường được chọn làm địa điểm tổ chức các lớp học cao cấp, hội nghị khách hàng hoặc địa điểm tổ chức hội thảo. Tùy vào mục đích của sự kiện, Chúng tôi sẽ giúp khách hàng lựa chọn nơi tổ chức sự kiện đào tạo lý tưởng nhất cho doanh nghiệp.

Khi lựa chọn địa điểm, những yếu tố vòng ngoài như: Địa điểm phổ biến được nhiều người biết đến, giao thông thuận tiện, nơi để xe hay khu vực đón khách thoải mái… cũng cần được quan tâm
.


 

# 5. Trang trí và sắp xếp hội trường phòng học

Tùy vào tính chất của mỗi sự kiện và không gian nơi diễn ra sự kiện mà chúng tôi sẽ sắp xếp bàn ghế theo các phong cách không gian khác nhau. Có thể chia thành các kiểu sắp xếp như sau:

1. Kiểu Theatre (Nhà hát) - Chỗ ngồi đối diện với sân khấu, bàn hội nghị hay diễn giả và không có bàn.
- Sử dụng: Sắp xếp theo kiểu nhà hát phù hợp cho những sự kiện mà người tham dự là khán giả. Hình thức này không được khuyến cáo cho các sự kiện ăn uống hoặc có ghi chép.
- Set up gợi ý: Đây là một cách set up rất linh hoạt cho mọi loại phòng họp. Các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm.
Có thể sếp sole các hàng ghế để người sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước. Nếu có đủ không gian, có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết. Khoảng 2 – 3 lối đi như vậy là lý tưởng.
- Ưu điểm: Tốt cho các sự kiện đông người mà không cần ghi chép (như hội thảo giới thiệu sản phẩm)
- Nhược điểm: Cần phải có sự thay đổi độ cao để phía sau có thể nhìn thấy sân khấu mà không bị chắn tầm nhìn khi số lượng người quá đông. Không có mặt bằng để ghi chép. Tính tương tác kém.

2. Sắp xếp kiểu chữ U - Một loạt các bàn hội nghị được sắp xếp theo hình dạng của chữ U, với ghế xung quanh bên ngoài.
- Sử dụng: Phong cách bố trí này thường được sử dụng cho các cuộc họp: Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận, nơi có một người nói, âm thanh, hình ảnh trình bày hoặc tiêu điểm khác.
- Set up gợi ý: Khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự. Chừa khoảng trống bên trong của chữ “U” và người tham dự chỉ ngồi ở bên ngoài. Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó, các phần của chữ “U” trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự.
- Ưu điểm: Không gian làm việc tốt. Tương tác tốt giữa những người tham gia. Lý tưởng khi nghe, nhìn hoặc thuyết trình của diễn giả.
- Nhược điểm: Như đã nói ở trên, sắp xếp hình chữ U không lý tưởng cho các nhóm lớn hơn 25 người.

3. Kiểu Calssroom (lớp học) - Dãy bàn hội nghị hướng lên sân khấu – thường là có diễn giả, có không gian cho mọi người ghi chép.
- Sử dụng: Kiểu sắp xếp này lý tưởng cho các sự kiện có ghi chép hoặc có phát tài liệu để người tham dự tham khảo hoặc dùng máy tính xách tay. Đây là giải pháp sắp xếp giúp thoải mái nhất cho những cuộc họp dài và có không gian cho khách mời để vật dụng hoặc gác tay.
Set up gợi ý: Các bàn được đặt phía dưới sân khấu và mở rộng dần về phía cuối khán phòng. hướng tầm nhìn về phía người nói. Khoảng trống giữa các bàn là khoảng 50 -60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị. Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0,9 – 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.
- Ưu điểm: Người trình bày có thể nhìn thấy tất cả những người tham gia. Sức chứa lớn trong không gian ít hơn.
- Nhược điểm: Tương tác ít. Nếu không khéo sắp xếp, đôi khi những người tham gia chỉ nhìn thấy lưng của nhau.

4. Kiểu Conference (Phòng họp, phòng hội nghị) - Một bàn chữ nhật hoặc hình bầu dục với ghế được sắp xếp xung quanh.
- Sử dụng: Kiểu bố trí này thường được sử dụng cho các cuộc họp Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận.
- Set up gợi ý: Nhiều đơn vị cho thuê mặt bằng có sẵn những phòng họp với bàn hội nghị nhiều hình dạng. Nếu không có sẵn, bàn hội nghị tiêu chuẩn có thể được đặt lại với nhau để tạo thành một hình vuông, hình chữ nhật hoặc hình vuông rỗng. Kiểu sắp xếp này phù hợp với những cuộc họp trên dưới 15 người. Nên nhớ, nếu sắp xếp lớn hơn, sẽ rất khó để người tham dự nhìn thấy người khác đối diện họ khi ở 2 đầu bàn.
- Ưu điểm: Không gian làm việc tốt. Bầu không khí làm việc tốt. Tương tác cao giữa người tham gia
- Nhược điểm: Không lý tưởng cho các bài thuyết trình nghe nhìn. Không lý tưởng cho những cuộc họp có diễn giả. Không lý tưởng cho các nhóm lớn hơn.

5. Kiểu Hollow (Rỗng ở giữa) - Hội nghị bàn vuông sắp xếp trong một bát giác vuông hoặc hình chữ nhật, ở giữa để trống. Ghế được đặt xung quanh phía bên ngoài của bàn.
- Sử dụng: Quy mô lớn hơn cuộc họp thông thường của 12-30 người, mà tại đó sự tương tác giữa các người tham dự là quan trọng và các cuộc họp khi không có một nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định hoặc trình bày. Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn.

6. Kiểu Bàn tròn (tiệc set menu – Gala dinner) - Sắp Xếp kiểu bàn tiệc & Gala dinner
- Sử dụng: Các bàn hình tròn, mỗi bàn thường từ 6 – 10 người, thường sử dụng trong các buổi sự kiện có ăn uống. Thỉnh thoảng, có sự kiện người ta sắp xếp tiệc nửa bàn tròn, sắp xếp ghế một nửa bàn để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc phía diễn giả.
- Ưu điểm: Sắp xếp này phù hợp trong những buổi hội nghị bao gồm phục vụ tiệc. Tốt nhất cho những buổi tiệc cần phục vụ ăn uống tận nơi cho khách. Tương tác tốt giữa những người tham gia ngồi cùng bàn.
- Nhược điểm: Chiếm nhiều diện tích.

7. Kiểu bàn Tiếp khách hoặc Cocktail - Bàn tiết diện nhỏ (thường là đường kính 15-30 cm hoặc 38-76 cm) với ghế.
- Sử dụng: Thường được sắp xếp khi có tiệc tea break hoặc buffet.
- Ưu điểm: Ít diện tích, phong cách hiện đại, tương tác cho khách tốt.
- Nhược điểm: Không phải sự kiện nào cũng phù hợp để sử dụng.

8. Bình đẳng/ cộng đồng (Round set up with no table)
- Phù hợp các mô hình họp sáng tạo trong đó đề cao tối đa vai trò của người tham dự, yêu cầu nhiều không gian cho hoạt động (điển hình mô hình Open Space).
- Ưu điểm: Tạo sự thoải mái cho người tham dự. Tạo tâm lý bình đẳng và nhấn mạnh vai trò cá nhân. Tận dụng không gian. Vô cùng linh hoạt trong bố trí hoạt động hay luân chuyển giữa thảo luận nhóm nhỏ/ lớn.
- Nhược điểm: Không tạo được không khí trang trọng. Phụ thuộc quy trình.

# 6. Tìm kiếm giảng viên, diễn giả phù hợp

Một trong những phần quan trọng nhất của quá trình lập kế hoạch là chuẩn bị giảng viên, diễn giả thuyết trình, mỗi diễn giả được chọn sẽ tạo nên một sự khác biệt lớn và hấp dẫn đối với người tham dự. Có thể là một doanh nhân, blogger, tác giả, hoặc lãnh đạo doanh nghiệp… điều quan trọng là chủ đề họ mang lại phù hợp với nội dung trong sự kiện và họ thực sự có khả năng kết nối với người tham dự và mang tính giải trí cao, thông qua những hoạt động học tập như Thảo luận mở (Open discussion); Nghiên cứu tình huống (Case study); Bài tập tự đánh giá (Seft – assessment); Diễn vai (Role play); Thủ thuật động não (Brain Storming); Thuyết giảng ngắn (Mini – lecture); Trò chơi học tập (Game), và các hoạt động để tạo ra một bầu không khí học tập tương tác.

# 7. Chuẩn bị hậu cần và sắp xếp các dụng cụ học tập

Các thiết bị thường sử dụng trong phòng học, hội trường chuẩn bị cho sự kiện lớp học bao gồm:
- Màn chiếu, máy chiếu, bảng viết, Flipchart. Mico cầm tay, đeo tai hoặc cài áo, Loa - amply. Bút viết bảng, các loại giấy Note ghi chú, keo dán. Kéo cắt giấy loại nhỏ.

- Các loại giấy trắng với kích thước A1, A4, A5.

- Và các dụng cụ phục vụ các trò chơi theo yêu cầu của giảng viên.
- Âm thanh, ánh sáng cho sự kiện
- Ekip tổ chức chương trình
- Banner, backgrop cho sự kiện
- Thiệp mời (nếu cần)
- Tài liệu cuộc họp/ học tập
- Máy ảnh, máy quay cho truyền thông sự kiện
- Tiệc tea break giữa giờ
- Tiệc chiêu đãi (nếu cần) sau buổi họp

# 8. Chuẩn bị các hoạt động trò chơi ngoài trời và trong lớp

Sở hữu sản phẩm tốt nhất hay kế hoạch kinh doanh sáng tạo nhất chưa chắc đã đảm bảo thành công nếu không có những con người tuyệt vời đằng sau nó. Nhân viên là trái tim của mọi công ty và đầu tư vào các trò chơi giúp nâng cao sự gắn kết và vai trò của họ với nơi làm việc.

Để tạo hứng thú cho học viên xuyên suốt trong một buổi học thì cách vào bài có lôi cuốn, hấp dẫn là điều vô cùng cần thiết. Thay vì vào bài trực tiếp thì giảng viên có thể bắt đầu với một vấn đề mà có thể thu hút học viên tham gia và đó cũng là cách hiệu quả nhất. Ngoài ra các trò chơi trong nhà, còn có các trò chơi ngoài trời, nơi các thành viên không chỉ có thể tham gia vào các hoạt động thể chất mà còn cùng nhau giải những đề bài hóc búa.

# 9. Tổ chức đêm Gala vui chơi và quà tặng cho khách hàng

Gala Dinner là sự kiện được tổ chức với mục đích ăn mừng; khen thưởng và tri ân khách hàng của một doanh nghiệp. Một bữa tiệc Gala thường bao gồm những hoạt động như trình bày về giải thưởng của doanh nghiệp, nhân viên của năm, tiết mục giải trí,… Số lượng người tham gia trong một sự kiện này thường từ 50 trở lên. Thông thường những đêm tiệc này sẽ có chủ đề riêng do doanh nghiệp đưa ra. Và những vị khách tham dự sẽ “diện” những trang phục theo chủ đề đó.


Profile Masterskills
 

 

MasterSkills_Profile_VN (6MB)
MasterSkills_Profile_EN (12MB)

 


 Một Vài Hình Ảnh Các Khóa Học

Kỹ Năng Online Marketing. Quản Lý Dự Án Chuyển Đổi Số. Kỹ Năng Thực Hiện Karakuri Kaizen. Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề.
Tư Duy Sáng Tạo. Truy Tìm Nguyên Nhân Gốc Rễ. Kỹ Năng Quản Lý Bản Thân. 7 Công Cụ Quản Lý Chất Lượng.
7 Thói Quen Thành Đạt. Tâm Lý & Hành Vi Khách Hàng. Kỹ Năng Tư Duy Phản Biện. Kỹ Năng Giám Sát Nhân Viên Bán Hàng.
Kỹ Năng Đàm Phán Thuyết Phục Khóa Học Kỹ Năng KAIZEN  Quản Trị Rủi Ro & Bảo Mật Thông Tin. Kỹ Năng Tư Duy Phản Biện.
Giám sát Kênh Bán Hàng. Kỹ Năng Giám Sát Sản Xuất - TWI Kỹ Năng Tư Duy Phản Biện. Kỹ Năng Quản Lý Cấp Trung.
Quản Lý Bảo Trì Công Nghiệp - TPM. Kỹ Năng Tư Duy Logic. Quản Lý Bảo Trì Công Nghiệp - TPM. Tâm Lý & Hành Vi Khách Hàng.
Quản Lý Bảo trì Công Nghiệp - TPM. Quản Lý Sự Thay Đổi. Đạo Đức Và Thái Độ Làm Việc. Tác Phong Làm Việc Chuyên Nghiệp.
Truyền Thông Nội Bộ. Kỹ Năng Lãnh Đạo Hiệu Quả. Xây Dựng Hình Ảnh Cá Nhân. Quản Trị Kho Hàng.
Quản Lý Bảo Trì Công Nghiệp - TPM. Duy Tích Cực. Quản Lý Hiệu Suất Nhân Viên. Tinh Thần Làm Chủ & Chịu Trách Nhiệm.
Kỹ Năng Viết Báo Cáo. Quản Lý Chuyên Nghiệp. Giám Sát Nhân Viên Bán Hàng. Kỹ Năng Tư Duy Sáng Tạo.

  Viện Đào Tạo Kỹ Năng Masterskills chuyên Đào Tạo tại Doanh Nghiệp (In-house) trên Toàn Quốc  
G

0903966729

1
Hỗ trợ bạn qua Facebook
btn-dangkyhoc